Datenschutzerklärung des Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck

Diese Datenschutzerklärung des Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck beinhaltet gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) die „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“.

Kontaktdaten

Verein:

Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck

e-mail: vorstand@hobby-tanzsport.de

Verantwortlicher:

1. Vorsitzende Petra Wittkowski

Kroneichenweg 13

23743 Grömitz

0176 - 22  26 32 94

2. Vorsitzender Jörg Sternberg

0160 - 99 23 63 13

Geschäftsstelle

c/o Bianca Reinecke
Schlutuper Kirchstr. 12
23568 Lübeck  

Datenerhebung und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sowie Schutz der Daten

Bei einem Vereinsbeitritt eines Mitgliedes, der Teilnahme an einem Tanzkreis/ Workshop/ Prüfungsangebote, bei Stellung eines Förderantrages dem Abschluss bzw. die Vorbereitung eines Arbeitsvertrages oder zur Erfüllung der satzungsgemäßen Vereinszwecke werden folgende personenbezogene Daten aufgenommen:

• -Name, Vorname, ggf. Geburtsname
• -Adresse
• -Geburtsdatum, Geburtsort
• -Bankverbindung
• -Telefonnummer
• -e-Mail-Adresse
• -   ggf. Passbild
• -Sportart/en (nur Mitglied/ Tanzkreis-/ Workshopteilnehmer)
• -Art der Mitgliedschaft / des Beitrages / Startgeldes / Gebühr (nur Mitglied/ Tanzkreis-/  Workshopteilnehmer)

Bei Kindern und Jugendlichen unter 18 Jahren werden vom Verein zusätzlich von den Erziehungsberechtigten (Eltern) dieser Mitglieder folgende personenbezogenen Daten aufgenommen:

• -Name, Vorname des/ der Sorgeberechtigten
• -Adresse -Bankverbindung
• -Telefonnummer
• -e-Mail-Adresse

Diese Daten werden in einem EDV-System (z. B. mittels Mitgliederverwaltungsprogramm) gespeichert. Dabei wird jedem Vereinsmitglied eine Mitgliedsnummer bzw. eine LSV-Mitgliedsnummer zugeordnet.  

Nach Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich zulässig, wenn die Datenverarbeitung zur Erfüllung oder Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Bei diesem Vertragsverhältnis handelt es sich um einen Vertragsabschluss oder dessen Vorbereitung zwischen einem Mitglied/ Tanzkreis-/ Workshopteilnehmer und dem Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck für eine Mitgliedschaft / Tanzkreis-/ Workshopteilnahme im Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck Bei Beschäftigten handelt es sich um den Abschluss bzw. die Vorbereitung eines Arbeitsvertrages. Für den Abschluss/ die Vorbereitung dieser Verträge ist die Aufnahme der obigen Daten zwingend erforderlich. Falls Personen, die dem Hobby- Tanzsport e. V. Lübeck beitreten, an einem Tanzkreis/ Workshop/ einer Prüfung teilnehmen, eine Förderung erhalten oder mit dem Hobby-Tanzsport Lübeck e. V. einen Arbeitsvertrag abschließen wollen, diese personenbezogenen Daten nicht abgeben wollen, ist eine Mitgliedschaft/ Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnahme im oder der Abschluss bzw. die Vorbereitung eines Arbeitsvertrages mit dem Hobby-Tanzsport e.V. Lübeck oder eine Förderung nicht möglich.

Eine schriftliche Einwilligungserklärung des Mitgliedes/ Tanzkreis-/ Workshopteilnehmers / Beschäftigten unter Beachtung des Art. 7 DSGVO (Bedingungen für die Einwilligung) ist notwendig, wenn personenbezogene Daten und Bild- und Videodokumente in Vereinspublikationen, Tageszeitungen und Online-Medien zur eine   entsprechende Einwilligungserklärung des Mitgliedes/ Tanzkreis-/ Workshopteilnehmers/ Beschäftigten auf dem Beitrittserklärungsformular oder auf einem entsprechenden Formblatt des Vereins zu unterschreiben. Diese Einwilligung ist freiwillig

Dieses Einverständnis kann das Mitglied/ der Tanzkreis-/ Workshopteilnehmer/ Beschäftigte jederzeit

und ohne nachteilige Folgen mit Wirkung für die Zukunft schriftlich gegenüber dem Vereinsvorstand widerrufen (Kontakt siehe Kontaktdaten). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen werden alle personenbezogenen Daten vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Zweck der Datenerhebung, Datenspeicherung, Datenverarbeitung und Datenverwendung

Die o. a. personenbezogenen Daten der Mitglieder/ Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnehmer werden für Zwecke der Vereinsverwaltung, Förderung und zur Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke des Hobby- Tanzsport e. V. Lübeck erhoben, gespeichert, verarbeitet und verwendet. Die personenbezogenen Daten der Beschäftigten/ Bewerber werden für Zwecke des Personalmanagements erhoben, gespeichert, verarbeitet und verwendet.

Die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Verwendung von weiteren Daten, sowie Bild- und Videodokumenten, die durch eine Einwilligungserklärung des Mitgliedes/ Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnehmers/ Beschäftigten gestattet wurde, erfolgt ausschließlich im Zusammenhang mit Aktivitäten des Hobby- Tanzsport e. V. Lübeck im Rahmen der satzungs-gemäßen Zwecke des Hobby-Tanzsport e.V. Lübeck .

Eine Bewertung persönlicher Aspekte einschließlich Profiling im Sinne des Art. 35 (3) DSGVO erfolgt nicht.

Weitergabe von Daten

Für Zwecke der Vereinsverwaltung/ des Personalmanagements werden die erforderlichen Daten an das zuständige Bankinstitut, eine Steuerberatungsgesellschaft, ggf. an zuständige Behörden und Ämter weitergegeben. Bei einem Zahlungsverzug kann ggf. eine Weitergabe an ein Dienstleistungsunternehmen für den Einzug ausstehender Forderungen erfolgen.

Zur Durchführung eines verantwortungsvollen Sportbetriebes werden an den zuständigen Tanzkreis-/ Workshop- leiter/in, Übungsleiter/in bzw. Trainer/in, Prüfer/in des Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck Name, Vorname, Sportart, Trainingstag und ggf. die Kontaktdaten des Mitglieds und die Kontaktdaten der Eltern eines minderjährigen Mitgliedes schriftlich weitergegeben.

Als Mitglied des Landessportverbandes Schleswig-Holstein e. V. und Mitglied in weiteren Vereinen und Verbänden in Schleswig-Holstein ist der Hobby- Tanzsport e. V. Lübeck verpflichtet, ggf. personenbezogene Daten seiner Mitglieder/ Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnehmer an diese Vereine und Verbände zu melden.

Bei einer möglichen Teilnahme an nationalen oder internationalen Veranstaltungen kann dies auch die Weitergabe von Daten an weitere Verbände, Vereine, Sportorganisationen, ausländische Vereine und ausländische Organisationen sowie ausländische Verbände betreffen. Übermittelt werden dabei nur die notwendigen Daten, ggf. auch die Daten der Eltern eines minderjährigen Mitglieds:

Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgabenstellungen wie z. B. Vorstandsmitglieder, Tanzkreis-/ Workshopleiter/innen, Trainer/innen, Prüfern/innen, vom Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck beauftragten Personen usw. werden ggf. folgende weitere Daten an die oben angeführten Empfänger übermittelt:

• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Funktion im Verein

Dauer der Datenspeicherung und Löschung der Daten

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft, des Tanzkreis- / Workshopangebotes, der Förderung, des Arbeitsverhältnisses gespeichert.

Sie werden gelöscht:

• Wenn die Mitgliedschaft im Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck erloschen ist (Zeitpunkt der Wirksamkeit des Austrittes, Ausschlusses oder Todes des Mitglieds) und wenn alle Pflichten dem Verein gegenüber erfüllt sind (z. B. Zahlung von ausstehenden Beiträgen, Rückzahlung von Vorschüssen, Rückgabe von Vereinseigentum usw.).
• Bei Widerruf erfolgt sofort die Löschung der Daten, die nicht für die Verfolgung von Pflichten des Mitgliedes, Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnehmers, Betroffenen, Beschäftigten gegenüber dem Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck erforderlich sind.

Die Speichernotwendigkeit der Daten der Mitglieder/ Tanzkreis-/ Workshop-/ Prüfungsteilnehmer, Betroffenen wird alle zwölf Monate überprüft, nicht notwendige Daten werden dann sofort gelöscht.-Bei Beschäftigten erfolgt die Löschung sechs Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wenn gesetzliche Bestimmungen dem nicht entgegenstehen. Die Verarbeitungsnotwendigkeit dieser Daten wird alle zwölf Monate überprüft.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen der Aufbewahrungsfristen nach dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung werden die gesetzlich geforderten Daten und Dokumente bis zu sechs bzw. 10 Jahre durch den Vorstand aufbewahrt, wenn keine weiteren gesetzlichen Erfordernisse eine längere Speicherung fordern.

Rechte der Mitglieder/ Tanzkreis-/ Workshopteilnehmer/ Beschäftigten

Mitglieder, Tanzkreis-/ Workshopteilnehmer, Beschäftigte haben das Recht auf

• Auskunft vom Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck über ihre gespeicherten Daten;
• Berichtigung ihrer gespeicherten Daten;Löschung ihrer gespeicherten Daten, sofern nicht Art. 6, Abs. 1, Buchstabe b DSGVO(Vertragsverhältnis) oder Art. 6, Abs. 1, Buchstabe f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen)betroffen ist;
• Einschränkung der Datenverarbeitung ihrer Daten;
• Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung ihrer Daten;
• Widerspruch gegen eine Datenübermittlung ihrer Daten;
• jederzeitigen Widerruf der Einwilligung weitere personenbezogene Daten zu erheben, zu verarbeiten

und zu verwenden sowie personenbezogene Daten und Bild- und Videodokumente für die

Veröffentlichung in Vereinspublikationen und in Online-Medien zu erheben, zu verarbeiten und zu verwenden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung dieser Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Die Wahrnehmung dieser Rechte ist dem Vorstand schriftlich mitzuteilen (Kontakt siehe Kontaktdaten).

Die Betroffenen haben jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Behörde in Schleswig-Holstein:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)

Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Telefon: 0431 988-1200

Fax: 0431 988-1223

e-mail: mail@datenschutzzentrum.de

Änderung unserer Datenschutzerklärung

Der Vorstand des Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen des Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck in der Datenschutzerklärung umzusetzen.

Lübeck, 25. Mai 2018,

Hobby-Tanzsport e. V. Lübeck

– der Vorstand –